Umstieg von OHSAS 18001 auf ISO 45001: ein Übergangsfahrplan

Ein Einkaufsleiter leitet die Präqualifikationsunterlagen für eine große Infrastrukturausschreibung weiter, und eine einzige Zeile entscheidet, ob das Angebot weiterverfolgt wird: Der Auftraggeber erwartet ein gültiges ISO 45001-Zertifikat. Die Lage ist vertraut. Das Unternehmen hat sein Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit vor Jahren rund um OHSAS 18001 aufgebaut, das Zertifikat ist still ausgelaufen, und niemand hat das System auf die neue Norm umgestellt. Diese Lücke steht nun zwischen dem Betrieb und dem Auftrag, den er gewinnen möchte.

OHSAS 18001 wurde zurückgezogen. Die formale Übergangsfrist, die nach der Veröffentlichung der ISO 45001 im Jahr 2018 drei Jahre lief und pandemiebedingt um sechs Monate verlängert wurde, endete im September 2021. Dies ist also kein bequemes Update mehr, für das ein Countdown zum Planen bleibt. Jede Organisation, die ihr Arbeitsschutzsystem weiterhin nach der alten britischen Normstruktur betreibt, arbeitet mit einem Rahmen, den Zertifizierungsstellen nicht mehr zertifizieren können, und der Weg zurück zu einem anerkannten Zertifikat führt über ISO 45001. Erfreulich ist, dass der größte Teil Ihrer bestehenden Sicherheitsarbeit erhalten bleibt: Ihre Gefährdungsregister, Ihre Schulungsnachweise und Ihr Prozess zur Vorfalluntersuchung. Was sich ändert, ist die Struktur, die darum herum gebaut ist.

ISO 45001 ist kein OHSAS 18001 mit neuem Deckblatt

Zunächst gilt es zu akzeptieren, dass eine kapitelweise Kopie des alten Handbuchs nicht bestehen wird. ISO 45001 ist auf der High-Level-Structure geschrieben, der gemeinsamen Grundstruktur aus zehn Kapiteln, die sie mit ISO 9001 und ISO 14001 teilt. OHSAS 18001 folgte derselben Logik aus Planen, Durchführen, Prüfen und Handeln, doch die Kapitel waren anders nummeriert und gruppiert. Weil die neue Norm dieselbe strukturelle Sprache spricht wie die anderen Managementsystemnormen, entscheiden sich viele Organisationen genau in diesem Moment, alles aufeinander abzustimmen und statt dreier getrennter Handbücher ein integriertes Managementsystem zu führen. Umstieg und Integration sind zwei Entscheidungen, fügen sich aber natürlich in dasselbe Projekt.

Beginnen Sie mit einer ehrlichen Gap-Analyse

Der Übergang beginnt mit einer Gap-Analyse, nicht mit neuem Papierkram. Bilden Sie jeden Teil Ihres bestehenden OHSAS 18001-Systems auf die Kapitel der ISO 45001 ab und kennzeichnen Sie jeden Punkt mit beibehalten, überarbeiten oder neu aufbauen. Widerstehen Sie der Versuchung, Abdeckung anzunehmen. Auditoren finden die neuen Anforderungen genau dort, wo alte Systeme schweigen, und vier Bereiche machen die meisten Feststellungen aus: der Kontext der Organisation, die verstärkten Pflichten zu Führung und Beteiligung der Beschäftigten, der Umgang mit Risiken und Chancen sowie operative Steuerungen, die nun bis in Beschaffung und Auftragnehmer hineinreichen. Das Ergebnis dieser Phase ist ein lebendes Register, das den Rest des Projekts steuert. Trägt Ihr altes System noch die Struktur, die auf unserer Seite zu OHSAS 18001 beschrieben ist, dann zeigt Ihnen dieses Dokument den zu schließenden Abstand.

Das Kapitel, das die meisten Teams unterschätzen: Kontext und interessierte Parteien

Kapitel 4 hat in OHSAS 18001 keine echte Entsprechung, und deshalb wird es so oft als Formsache behandelt. Das sollte es nicht sein. Sie sollen die internen und externen Themen bestimmen, die Ihre Sicherheitsleistung beeinflussen, Ihre interessierten Parteien benennen, also Beschäftigte, Auftragnehmer, Behörden, Kunden, Gewerkschaften und die Menschen, die in der Nähe Ihres Betriebs leben, und dieses Bild nutzen, um den Geltungsbereich des Systems festzulegen. Richtig gemacht, prägt dies, was Ihr System tatsächlich abdeckt. Ein Logistikunternehmen, das seine beauftragten Fahrer ausblendet, oder eine Fabrik, die Leiharbeitskräfte außerhalb des Geltungsbereichs lässt, wird diese Lücke später als Feststellung wiedersehen. Der Kontext ist das Fundament, auf dem der Rest der Norm aufbaut.

Führung und Beteiligung der Beschäftigten: der eigentliche Wandel

Wenn eine Änderung diesen Umstieg prägt, dann hier. OHSAS 18001 erlaubte es Organisationen, sich auf einen Managementbeauftragten zu stützen, der das System verantwortete. ISO 45001 nimmt diese Stütze weg. Nun trägt die oberste Leitung die Rechenschaft für das Sicherheitssystem, muss es in die Führung des Geschäfts einbinden und kann nicht das Ganze an eine einzelne Fachkraft für Arbeitssicherheit abgeben. Kapitel 5.4 macht anschließend die Konsultation und Beteiligung der Beschäftigten zu einer festen Anforderung, mit besonderem Gewicht auf nicht leitenden Beschäftigten. Sie müssen in die Gefährdungsermittlung, in die Festlegung von Politik und Zielen, in die Untersuchung von Vorfällen und in die Bewertung der Ergebnisse des Systems einbezogen werden.

Die Norm geht weiter und verlangt, dass Sie die Hindernisse beseitigen, die Menschen von der Beteiligung abhalten: Sprache, Lese- und Schreibfähigkeit, Zeitdruck und die Angst vor Vergeltung, wenn jemand ein Anliegen anspricht. Für ein Unternehmen, das von der OHSAS-Gewohnheit der Sicherheit von oben nach unten geprägt ist, ist dies der größte kulturelle Wandel des gesamten Übergangs und der Bereich, den Auditoren am gründlichsten prüfen. Ihn aufzubauen bedeutet echte Arbeitsschutzausschüsse mit tatsächlicher Vertretung der Beschäftigten, eine Konsultation, die dokumentiert statt vorausgesetzt wird, und Kanäle, die den Hallenboden erreichen und nicht das schwarze Brett.

Von der Gefahrenkontrolle zu Risiken und Chancen

OHSAS 18001 war bei der Gefährdungsermittlung und der Risikobewertung bereits stark, und diese Arbeit bleibt bestehen. ISO 45001 weitet den Blick. Sie bewerten SGA-Risiken und SGA-Chancen und gesondert die Risiken und Chancen für das Managementsystem selbst. Die Norm formalisiert außerdem die Steuerung von Änderungen, sodass neue Anlagen, neue Prozesse und Änderungen der Rechtslage beurteilt werden, bevor sie Gefährdungen schaffen, und nicht erst danach. Hier landet das risikobasierte Denken, das die moderne ISO-Familie durchzieht, im Arbeitsschutz, und Teams, die anderswo bereits formales Risikomanagement betreiben, werden den Ansatz wiedererkennen. Verbinden Sie dies mit einem aktualisierten Register der rechtlichen und anderen Anforderungen, das Kapitel 6 aktuell zu halten erwartet.

Die operative Steuerung reicht nun bis zu Auftragnehmern und Lieferanten

Kapitel 8 ist der Ort, an dem die neuen Anforderungen auf den Alltag treffen. ISO 45001 erwartet, dass Sie das SGA-Risiko über Beschaffung, Auslagerung und die Koordination von Auftragnehmern hinweg steuern, nicht nur innerhalb Ihrer eigenen Tore. Eine Änderung bei einem Lieferanten, ein neuer Auftragnehmer auf dem Gelände oder eine ausgelagerte Wartungsmannschaft gehören jetzt in das System. Führen Sie zugleich ein ISO 14001 Umweltmanagementsystem, fällt Ihnen auf, wie eng diese Anforderungen an operative Steuerung und Änderungsmanagement beieinanderliegen, was ein weiteres Argument dafür ist, sie für beide Normen in einem Zug zu behandeln.

Ein Übergangsfahrplan, der der Wirklichkeit standhält

Sind die Lücken kartiert und die großen Änderungen verstanden, wird aus dem Umstieg ein geordnetes Projekt statt einer Hektik. Die Reihenfolge zählt: Engagement der Leitung und Geltungsbereich kommen vor der Risikoarbeit, und das System muss lange genug laufen, um Nachweise zu erzeugen, bevor jemand das Zertifizierungsaudit bucht. Die folgenden Phasen sind das Rückgrat, dem die meisten erfolgreichen Übergänge folgen.

Wie lange jede Phase dauert, hängt von ehrlichen Variablen ab, nicht von einer festen Zahl. Die Reife Ihres bestehenden OHSAS-Systems, die Zahl der Standorte, die Größe Ihrer Belegschaft und wie viel echte Infrastruktur zur Beteiligung der Beschäftigten bereits vorhanden ist, verschieben den Zeitplan gemeinsam. Ein mittelgroßer Hersteller mit einem Standort und einem gut gepflegten OHSAS-System kann die Arbeit oft in wenigen Monaten abschließen. Eine Gruppe mit mehreren Standorten oder ein Betrieb, der sein altes System hat schleifen lassen, sollte mehr Zeit einplanen und den Strang der Beschäftigtenkonsultation früh mit Ressourcen versehen, denn das ist der Teil, der sich nicht in der Woche vor dem Audit herbeizwingen lässt.

Ein Punkt zur Reihenfolge lohnt sich: Lassen Sie Zeit für eine Erprobungsphase. Die Konformität mit ISO 45001 wird über Nachweise belegt, und ein internes Audit sowie eine Managementbewertung brauchen echte Belege zur Prüfung. Die neuen Prozesse vor dem Zertifizierungsaudit eine Weile laufen zu lassen, verwandelt ein gut geschriebenes Handbuch in ein funktionierendes System. Das Übergangs- oder Zertifizierungsaudit selbst sollte von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle durchgeführt werden, denn ein nicht akkreditiertes Zertifikat erfüllt die Ausschreibungsklauseln, die den Umstieg überhaupt ausgelöst haben, nur selten.

Die Fehler, die Teams an den Anfang zurückwerfen

Hinter den meisten gescheiterten Übergängen stehen wenige Fehler. Der erste ist, das alte Handbuch neu zu nummerieren und es ISO 45001 zu nennen, womit jede wirklich neue Anforderung unbearbeitet bleibt. Der zweite ist, Kontext und interessierte Parteien als eine einzige abgelegte und vergessene Seite zu behandeln. Der dritte und häufigste ist, die Beteiligung der Beschäftigten als Plakat statt als Praxis zu belassen, was ein Auditor im ersten Gespräch auf der Fläche durchschaut. Der vierte ist, das Zertifizierungsaudit zu buchen, bevor das System genug prüfbare Nachweise erzeugt hat. Vermeiden Sie diese vier, ordnen Sie die Arbeit wie oben, und der Übergang von einer zurückgezogenen Norm zu einer anerkannten wird zu einem Projekt, das Sie wirklich abschließen können. Wenn Sie einen zweiten Blick auf die Lücke wünschen, geht unser Team das alte System mit Ihnen Schritt für Schritt gegen ISO 45001 durch, bevor Sie sich auf einen Zeitplan festlegen.