Tıbbi cihaz üreticileri için AB MDR uygunluk yol haritası

Eski Tıbbi Cihaz Direktifi döneminde CE işaretini almış bir üretici, AB MDR'ye geçişi çoğu zaman basit bir evrak yenileme işi sanır. Gerçekte neredeyse hiç öyle olmaz. (AB) 2017/745 sayılı Tüzük, bir cihaz dosyasının içermesi gereken kanıtları da, daha belirleyici biçimde bu kanıtların hangi sırayla bir araya gelmesi gerektiğini de yeniden düzenledi. Sırayı yanlış kurarsanız, sonradan değişecek bir sınıflandırmanın etrafında neredeyse bir yıl teknik dosya hazırlayabilir ya da Onaylanmış Kuruluş'a tam başvurduğunuzda planladığınız lansmanı aylarca öteleyen bir değerlendirme kuyruğuna girebilirsiniz.

Tüzük 26 Mayıs 2021'den beri uygulanıyor; eski belgelere ilişkin geçiş süreleri ise sonradan çıkan değişiklik tüzükleriyle uzatıldı ve risk sınıfına göre farklılaşıyor, dolayısıyla kendi cihazlarınız için geçerli tarihleri teyit edin. Tarihler bir yana, bir programın plana göre ilerleyip ilerlemeyeceğini sessizce belirleyen asıl unsur sıralamadır. Aynı işler farklı bir sırayla yapıldığında, önlenebilir nitelikte aylarca yeniden çalışma anlamına gelebilir.

MDR'ye hazırlık bir kontrol listesi değil, bir bağımlılık zinciridir

MDR'yi işaretlenecek teslimatlar listesi gibi düşünmeyi bırakıp bir bağımlılık zinciri gibi ele almak işe yarar. Her aşama, bir sonrakinin ihtiyaç duyduğu bir çıktı üretir. Sınıflandırma, uygunluk değerlendirme yolunuzu sabitler. Kalite sistemi, sonraki tüm kayıtların içinde oluşturulup kontrol edildiği kabı oluşturur. Klinik değerlendirme, teknik dokümantasyonu besler. Piyasaya arz sonrası veriler ise eninde sonunda dönüp hepsini günceller. Çoğu üreticinin tutması gereken sıra kabaca şudur:

1. Sınıflandırma, Ek VIII uyarınca
2. ISO 13485 kalite yönetim sistemi
3. Teknik dokümantasyon, Ek II ve Ek III'e göre
4. Klinik değerlendirme, Ek XIV uyarınca
5. Onaylanmış Kuruluş uygunluk değerlendirmesi, sınıfın gerektirdiği yerde
6. UDI ataması ve Eudamed kaydı
7. Piyasaya arz sonrası gözetim ve vijilans

Bunların hiçbiri tümüyle bağımsız değildir ve olgun bir programda birkaçı paralel yürür. Asıl değer, hangi aşamanın hangisini koşulladığını bilmektir; böylece uzun tedarik süreli işler erken başlar, ona bağlı işler tıkanmaz. Sıralamanın mantığı şöyledir.

Sınıflandırma ilk sırada gelir, çünkü sonraki tüm yolları o belirler

MDR, cihazları riske göre Sınıf I, IIa, IIb ve III olarak ayırır; bunun için Ek VIII'deki yirmi iki kuralı kullanır ve Sınıf I kendi içinde steril (Is), ölçüm işlevli (Im) ve yeniden kullanılabilir cerrahi aletler (Ir) olarak bölünür. Sınıf, sona iliştirdiğiniz bir etiket değildir. Uygunluk değerlendirme yolunuzu, bir Onaylanmış Kuruluş'un sürece hiç girip girmeyeceğini, ne kadar klinik kanıt beklendiğini ve cihaz piyasaya çıktıktan sonra ne sıklıkla raporlama yapacağınızı belirleyen anahtardır. MDR ayrıca eski direktife kıyasla birçok grubu üst sınıfa taşıdı; 11. kural kapsamında pek çok yazılım, 21. kural kapsamında madde temelli cihazlar ve yeniden kullanılabilir cerrahi aletler bunlar arasında. Yani MDD döneminde öz beyanla piyasaya verilen bir ürün, artık Onaylanmış Kuruluş gerektiren bir sınıfta yer alabilir. Sınıfı ve dayandığınız kuralı, başka her şeyden önce yazılı olarak netleştirin; çünkü yarı yolda yapılacak bir yeniden sınıflandırma, kalite sistemine, teknik dosyaya ve klinik plana çoktan işlenmiş varsayımları geçersiz kılar.

Kayıtlar birikmeden ISO 13485 kalite sistemini kurun

Madde 10, her üreticinin bir kalite yönetim sistemi işletmesini zorunlu kılar; EN ISO 13485:2016 ise bunu kurmanın ve kanıtlamanın kabul gören yoludur. Bu adımın erken gelmesinin nedeni bürokratik değil, pratiktir. Tasarım kontrolleri, ISO 14971'e göre risk yönetimi, doküman ve kayıt kontrolü, tedarikçi kontrolleri ve düzeltici ve önleyici faaliyetler, sonradan teknik dosyanıza girecek her şeyi üreten ve yöneten süreçlerdir. Önce dokümantasyonu yazıp sistemi sonradan resmileştirirseniz, izlenebilirliği sonradan ekleyip kayıtları kontrollü prosedürler altında yeniden yayımlamak için haftalar harcarsınız. Önce sistemi kurun; risk yönetim dosyanız, tasarım ve geliştirme kayıtlarınız ve Madde 15 uyarınca atanan mevzuata uygunluktan sorumlu kişi de buna dahildir. Geri kalan kanıtları en baştan bu sistemin içinde üretin. Bu katmanı kuran bir üretici için ISO 13485 medikal ve tıbbi cihaz yönetim sistemi hizmetimiz, bir MDR dosyasının dayandığı kapsamı ortaya koyar.

Teknik dokümantasyonu bir kerede biten rapor değil, yaşayan bir dosya olarak kurun

Ek II, teknik dokümantasyonun neleri içermesi gerektiğini tanımlar; Ek III ise piyasaya arz sonrası gözetim dokümantasyonunu ekler: cihaz tanımı ve özellikleri, tasarım ve üretim bilgileri, her biri için kanıtıyla birlikte genel güvenlik ve performans gereklilikleri, fayda-risk analizi, doğrulama ve geçerleme ile etiketleme. Tekrar eden hata, bunu sonda yazılan bir rapor gibi görmektir. Özellikle genel güvenlik ve performans gereklilikleri listesi erkenden açılmalı ve kanıt geldikçe doldurulmalıdır; çünkü eksikleri, örneğin eksik bir biyouyumluluk testini ya da doğrulanmamış bir performans iddiasını, hâlâ kapatacak zaman varken ortaya çıkaran şey budur. Son haftalarda toparlanan bir dosya, neredeyse her zaman aylar önce başlaması gereken bir çalışmayı gün yüzüne çıkarır.

Klinik değerlendirme en uzun süreli kalemdir, bu yüzden erken başlatın

Madde 61 ve Ek XIV uyarınca klinik değerlendirme planlı ve sürekli bir süreçtir: bir klinik değerlendirme planı, elinizdeki klinik verinin yapılandırılmış bir değerlendirmesi ve etiketlemenizdeki her klinik iddiayı desteklemesi gereken bir klinik değerlendirme raporu. MDR, yeterli klinik kanıt sayılan şeyin eşiğini yükseltti ve eşdeğerliğe dayanmanın koşullarını sıkılaştırdı; dolayısıyla eski direktifi karşılayan veri artık dosyayı taşımaya yetmeyebilir. Kanıt zayıfsa, kendi onayları ve süreleri olan Ek XV kapsamında bir klinik araştırma gerekebilir. Klinik değerlendirmenin, teknik dosyanın yazılmasını beklemek yerine kalite sistemiyle birlikte yürümesi gerekmesinin nedeni budur. Aylar ekleme olasılığı en yüksek aşama odur ve kendisinden sonra gelen her şeyin inandırıcılığını belirler.

Onaylanmış Kuruluş'a gerekenden daha erken başvurun

Sınıf I'in öz beyanla yürüyen kısmının üzerindeki her sınıf için ve Is, Im, Ir alt sınıfları için, MDR kapsamında atanmış bir Onaylanmış Kuruluş uygunluğunuzu değerlendirmek zorundadır; bu genellikle Ek IX'daki kalite sistemi ve teknik dokümantasyon yolu ya da Ek X ve Ek XI'deki tip incelemesi ve üretim yollarıyla olur. Zamanlamayı belirleyen iki pratik gerçek var. Atanmış kuruluşların sayısı ve değerlendirme kapasitesi, tüzük uygulanmaya başladığından beri sınırlı; bu yüzden sözleşme ve sürece dahil olma, denetimin kendisinden daha uzun sürebiliyor. Ayrıca bir Onaylanmış Kuruluş hareketli bir hedefi değerlendiremez; sınıflandırmanız, kalite sisteminiz ve teknik dosyanız incelenecek kadar oturmuş olmalı. Atanmış kapsamı gerçekten sizin cihaz tipinizi içeren bir kuruluşu belirleyin ve dokümantasyonunuz olgunlaşırken erkenden başvurun; böylece kuyruk, iç çalışmanızdan sonra değil onunla paralel ilerler. Steril olmayan, ölçüm işlevi bulunmayan ve yeniden kullanılabilir cerrahi alet olmayan Sınıf I cihazlar bu adım olmadan öz beyanla CE işaretini iliştirir; hangi yolun geçerli olduğunu tıbbi cihazlar CE belgesi sürecinde teyit etmek, herhangi bir yolu varsaymadan önce yapmaya değer.

Cihaz sevk edilmeden önce UDI atayın ve Eudamed'e kaydolun

Bir cihaz AB pazarına ulaşmadan önce Tekil Cihaz Tanımlamasına (UDI) ihtiyaç duyar: cihaza ve modele bağlı bir UDI-DI ve üretim özellikleri için bir UDI-PI; bunlar GS1 gibi bir tahsis kuruluşundan alınır. Üretici, AB dışı bir üretici söz konusuysa Madde 11 uyarınca atanan yetkili temsilci, aynı zamanda iktisadi işletmeci olarak kaydolur ve cihaz verisini; kaydı, belgeleri, vijilansı ve piyasa gözetimini birbirine bağlayan Avrupa veri tabanı Eudamed'e iletir. Eudamed aşamalı olarak devreye alındı, bazı modüller diğerlerinden önce kullanıma açıldı; bu nedenle UDI atamasını ve veri iletimini, belge elinize geçtikten sonraki bir formalite değil, lansmanın bir parçası olarak planlayın. Etiketlemeniz, ambalajınız ve teknik dosyanız UDI'ye atıfta bulunur; bu da onun en sona bırakılamayacağının bir başka nedenidir.

Piyasaya arz sonrası gözetim döngüyü kapatır ve sonraki çevrimi besler

Belgelendirme bitiş çizgisi değildir. Madde 83 ila 86, yazılı bir piyasaya arz sonrası gözetim planına karşı saha verisini etkin biçimde toplayan bir gözetim sistemi gerektirir ve çıktı sınıfa göre değişir: Sınıf I için bir piyasaya arz sonrası gözetim raporu, Sınıf IIa, IIb ve III için ise güncel tutulması gereken bir periyodik güvenlik güncelleme raporu. Piyasaya arz sonrası klinik takip, taze klinik veriyi klinik değerlendirmeye geri besler; sonraki vijilans maddeleri ise ciddi olayları ve saha güvenliği düzeltici faaliyetlerini bildirmenizi ister. Bu aşamayı listenin sonuna koymak bir bakıma yanıltıcıdır: zamanda son değildir. Ürettiği veri, risk yönetiminizi, klinik değerlendirmenizi ve teknik dokümantasyonunuzu günceller; MDR'yi tek seferlik bir projeden bir döngüye çeviren de tam olarak budur.

En çok zaman kaybettiren sıralama hataları

Kaybedilen ayların çoğu birkaç sıralama hatasından kaynaklanır:

• Sınıflandırma kesinleşmeden teknik dosyayı yazmaya başlamak ve sınıf değişince baştan elden geçirmek.
• Kayıtlar zaten oluştuktan sonra kalite sistemini resmileştirmek; bu da kontrollü bir yeniden yayım zorunluluğu doğurur.
• Klinik değerlendirmeyi, dosya başka türlü tamamlanana dek ertelemek; oysa yeni veri gerektirme olasılığı en yüksek aşama odur.
• Onaylanmış Kuruluş'a ancak dokümantasyon bittiğinde başvurmak ve paralel yürütülebilecek bir kuyrukta zaman kaybetmek.
• UDI ve Eudamed'i bir lansman bağımlılığı değil, belgelendirme sonrası formalite gibi görmek.

İşi, bağımlılıklar hizalanacak şekilde aşamalandırmak

Gerçekçi bir program bu aşamaları nadiren uçtan uca yürütür. Sınıflandırma ve kalite sistemi önce gelir ve hızlı ilerler. Klinik değerlendirme ile Onaylanmış Kuruluş başvurusu, en uzun tedarik sürelerini taşıdıkları için tam da bu yüzden erken başlar. Teknik dokümantasyon, UDI ve Eudamed bunlarla birlikte olgunlaşır; piyasaya arz sonrası gözetim ise lansmandan önce tasarlanır ve cihazın ömrü boyunca yürür. Türk ve diğer AB dışı üreticiler için anılmaya değer bir erken bağımlılık daha var: bir AB yetkili temsilcisi atamak; çünkü birçok kayıt adımı bunun yerinde olmasına bağlıdır. Bu sırayı belirli bir cihaza oturtmak isterseniz, Eurocert ISO 13485'e göre denetim ve belgelendirme yapar ve tıbbi cihaz CE sürecini destekler; ISO 13485 yönetim sistemi ve tıbbi cihazlar CE belgesi sayfaları başlamak için pratik yerlerdir.