OHSAS 18001'den ISO 45001'e geçiş yol haritası

Bir satın alma müdürü, büyük bir altyapı ihalesi için ön yeterlilik dosyasını iletir ve tek bir satır teklifin devam edip etmeyeceğini belirler: müşteri güncel bir ISO 45001 belgesi beklemektedir. Durum tanıdıktır. Şirket, iş sağlığı ve güvenliği sistemini yıllar önce OHSAS 18001 etrafında kurmuş, belge sessizce geçerliliğini yitirmiş ve kimse sistemi yeni standarda göre yeniden yapılandırmamıştır. Bu boşluk artık işletme ile kazanmak istediği iş arasında durmaktadır.

OHSAS 18001 yürürlükten kaldırıldı. ISO 45001'in 2018'de yayımlanmasının ardından üç yıl süren ve pandemi nedeniyle altı ay uzatılan resmî geçiş süresi, Eylül 2021'de kapandı. Yani bu, planlanacak bir geri sayımı olan rahat bir güncelleme değil artık. Güvenlik sistemini hâlâ eski İngiliz Standardı düzenine göre yürüten her kuruluş, belgelendirme kuruluşlarının artık belgelendiremeyeceği bir çerçeveyle çalışıyor ve tanınan bir belgeye giden yol ISO 45001'den geçiyor. İşin sevindirici yanı, elinizdeki güvenlik içeriğinin büyük bölümünün, tehlike kayıtlarınızın, eğitim kayıtlarınızın ve olay inceleme sürecinizin doğrudan geçerliliğini koruması. Değişen şey, bunların etrafına kurulan yapı.

ISO 45001, kapağı değişmiş bir OHSAS 18001 değildir

Kabul edilmesi gereken ilk şey, eski el kitabınızın madde madde kopyalanmasının yeterli olmayacağıdır. ISO 45001, ISO 9001 ve ISO 14001 ile paylaşılan ortak on maddelik iskelet olan Üst Düzey Yapı üzerine yazılmıştır. OHSAS 18001 da aynı Planla, Uygula, Kontrol Et ve Önlem Al döngüsünü izliyordu, ancak maddeleri farklı numaralandırılmış ve gruplanmıştı. Yeni standart, diğer yönetim sistemi standartlarıyla aynı yapısal dili konuştuğu için, birçok kuruluş tam da bu aşamada her şeyi hizalamayı ve üç ayrı el kitabı tutmak yerine bir entegre yönetim sistemi yürütmeyi seçiyor. Geçiş ve entegrasyon iki ayrı karardır, fakat aynı projenin içine doğal biçimde yerleşir.

İşe dürüst bir boşluk analiziyle başlayın

Geçiş, yeni evrak üretmekle değil bir boşluk analiziyle başlar. Mevcut OHSAS 18001 sisteminizin her parçasını ISO 45001 maddeleriyle eşleştirin ve her maddeyi koru, revize et ya da sıfırdan kur şeklinde işaretleyin. Kapsandığını varsaymaktan kaçının. Tetkikçiler yeni şartları tam da eski sistemlerin sessiz kaldığı yerlerde bulur ve bulguların çoğu dört alandan çıkar: kuruluşun bağlamı, güçlendirilmiş liderlik ve çalışan katılımı yükümlülükleri, risk ve fırsatların ele alınışı ve artık satın almaya ve yüklenicilere uzanan operasyonel kontroller. Bu aşamanın çıktısı, projenin geri kalanını yönlendiren, yaşayan bir kayıttır. Boşlukları yalnızca listelemek yetmez; her birini gereken emek ve taşıdığı risk açısından önceliklendirmek, ekibin işe nereden başlayacağını netleştirir. Eski sisteminiz hâlâ OHSAS 18001 sayfamızda anlatılan yapıyı taşıyorsa, kapatılacak mesafeyi size gösteren belge işte budur.

Çoğu ekibin hafife aldığı madde: bağlam ve ilgili taraflar

Madde 4'ün OHSAS 18001'de gerçek bir karşılığı yoktur ve sıkça bir formalite gibi görülmesinin nedeni budur. Oysa öyle görülmemeli. Güvenlik performansınızı etkileyen iç ve dış konuları belirlemeniz, ilgili taraflarınızı, yani çalışanları, yüklenicileri, düzenleyici kurumları, müşterileri, sendikaları ve operasyonlarınızın yakınında yaşayan insanları tanımlamanız ve bu tabloyu sistemin kapsamını belirlemek için kullanmanız isteniyor. İlgili tarafların beklentilerini saptamak, bunlardan hangilerinin bağlayıcı bir yükümlülüğe dönüştüğünü ayırt etmeyi de gerektirir. Doğru yapıldığında bu, sisteminizin gerçekte neyi kapsadığını şekillendirir. Taşeron sürücülerini göz ardı eden bir lojistik firması ya da geçici personeli kapsam dışında bırakan bir fabrika, bu boşluğu ileride bir bulgu olarak karşısında görür. Bağlam, standardın geri kalanının üzerine inşa edildiği temeldir.

Liderlik ve çalışan katılımı: asıl kırılma noktası

Bu geçişi tek bir değişiklik tanımlıyorsa, o da burasıdır. OHSAS 18001, kuruluşların sistemi sahiplenen bir yönetim temsilcisine yaslanmasına izin veriyordu. ISO 45001 bu dayanağı kaldırır. Artık güvenlik sisteminin hesabını üst yönetim verir, sistemi işin yürütülme biçimine katmak zorundadır ve her şeyi tek bir iş güvenliği uzmanına devredemez. Ardından Madde 5.4, çalışanların danışılması ve katılımını kesin bir şart hâline getirir; özellikle de yönetici olmayan çalışanlara ağırlık vererek. Bu çalışanlar tehlike tanımlamaya, politika ve hedeflerin belirlenmesine, olayların incelenmesine ve sistemin ortaya koyduğu sonuçların gözden geçirilmesine dahil edilmelidir.

Standart bununla da kalmaz ve insanların katılımını engelleyen unsurları, yani dili, okuryazarlık düzeyini, zaman baskısını ve bir endişeyi dile getirince misilleme görme korkusunu ortadan kaldırmanızı ister. Yukarıdan aşağıya güvenlik alışkanlığıyla biçimlenmiş bir şirket için bu, geçişin en büyük kültürel değişimidir ve tetkikçilerin en çok eşelediği alandır. Tetkikçi çoğu zaman doğrudan çalışanlarla konuşur; bu nedenle katılımın yalnızca prosedürde değil, sahadaki insanların anlatımında da görünür olması gerekir. Bunu kurmak; gerçek çalışan temsilinin olduğu işleyen İSG kurulları, varsayılan değil kayıt altına alınan bir danışma süreci ve ilan panosuna değil sahaya ulaşan iletişim kanalları demektir.

Tehlike kontrolünden risk ve fırsata

OHSAS 18001, tehlike tanımlama ve risk değerlendirme konusunda zaten güçlüydü ve bu çalışma yerinde kalıyor. ISO 45001 merceği genişletir. İSG risklerini ve İSG fırsatlarını, ayrıca yönetim sisteminin kendisine yönelik risk ve fırsatları değerlendirirsiniz. Çoğu zaman atlanan fırsat tarafı da önemlidir; bir süreç değişikliğinin maruziyeti azaltma fırsatı, en az taşıdığı risk kadar kayda değerdir. Standart ayrıca değişiklik yönetimini biçimsel hâle getirir; böylece yeni ekipman, yeni süreçler ve mevzuattaki değişiklikler, tehlike yaratmadan önce, sonrasında değil, değerlendirilir. Modern ISO ailesinin tümünde işleyen risk temelli düşünce, güvenlik alanına işte burada iner ve başka yerlerde biçimsel risk yönetimi uygulayan ekipler bu yaklaşımı tanıyacaktır. Bunu, Madde 6'nın güncel tutmanızı beklediği yenilenmiş bir yasal ve diğer şartlar kaydıyla birlikte ele alın.

Operasyonel kontrol artık yüklenicilerinizi ve tedarikçilerinizi de kapsıyor

Madde 8, yeni şartların günlük operasyonla buluştuğu yerdir. ISO 45001, İSG riskini yalnızca kendi sınırlarınız içinde değil; satın alma, dış kaynak kullanımı ve yüklenici koordinasyonu boyunca kontrol etmenizi bekler. Bir tedarikçideki değişiklik, sahaya gelen yeni bir yüklenici ya da dışarıdan alınan bir bakım ekibi artık sistemin içindedir. Aynı zamanda bir ISO 14001 çevre yönetim sistemi de yürütüyorsanız, bu operasyonel kontrol ve değişiklik yönetimi şartlarının ne kadar örtüştüğünü fark edersiniz; bu da her iki standardı tek seferde ele almak için bir başka gerekçedir.

Gerçeğe dayanan bir geçiş yol haritası

Boşluklar haritalandığında ve büyük değişiklikler anlaşıldığında, geçiş bir telaş olmaktan çıkıp sıralı bir projeye dönüşür. Sıra önemlidir: liderlik taahhüdü ve kapsam, risk çalışmasından önce gelir ve sistemin, belgelendirme tetkiki için randevu alınmadan önce kayıt üretecek kadar uzun süre işlemesi gerekir. Aşağıdaki aşamalar, başarılı geçişlerin çoğunun izlediği omurgadır.

Her aşamanın ne kadar süreceği, sabit bir rakama değil dürüst değişkenlere bağlıdır. Mevcut OHSAS sisteminizin olgunluğu, saha sayısı, çalışan sayınız ve halihazırda ne kadar gerçek çalışan katılımı altyapısının bulunduğu, takvimi birlikte belirler. İyi tutulmuş bir OHSAS sistemine sahip, tek sahalı orta ölçekli bir üretici çoğu zaman bu işi birkaç ayda tamamlayabilir. Çok sahalı bir grup ya da eski sistemini savsaklamış bir işletme ise daha uzun bir süre planlamalı ve çalışan danışma ayağını erkenden kaynaklandırmalıdır; çünkü tetkikten bir hafta önce aceleyle var edilemeyecek olan kısım budur.

Akılda tutulması gereken bir sıralama noktası var: bir deneme dönemine zaman bırakın. ISO 45001 uygunluğu kayıtlarla gösterilir ve bir iç tetkik ile yönetim gözden geçirmesinin inceleyebileceği gerçek kanıta ihtiyacı vardır. Yeni süreçleri belgelendirme tetkikinden önce bir süre çalıştırmak, iyi yazılmış bir el kitabını işleyen bir sisteme dönüştüren şeydir. Geçiş, yani belgelendirme tetkikinin kendisi, akredite bir belgelendirme kuruluşu tarafından yürütülmelidir; çünkü akredite olmayan bir belge, geçişi en baştan tetikleyen ihale şartlarını nadiren karşılar. Belge alındıktan sonra da iş bitmez; düzenli gözetim tetkikleri sistemin işlemeye devam ettiğini gösterir ve bir sonraki yeniden belgelendirmeye zemin hazırlar.

Ekipleri başa döndüren hatalar

Başarısız geçişlerin çoğunun arkasında birkaç hata yatar. İlki, eski el kitabını yeniden numaralandırıp ona ISO 45001 demektir; bu, gerçekten yeni olan her şartı karşılıksız bırakır. İkincisi, bağlam ve ilgili tarafları dosyalanıp unutulan tek bir sayfa gibi ele almaktır. En sık görüleni olan üçüncüsü, çalışan katılımını bir uygulama değil bir afiş olarak bırakmaktır; tetkikçi bunu sahadaki ilk görüşmede anlar. Dördüncüsü, sistem tetkik edilebilecek kadar kanıt üretmeden belgelendirme tetkiki için randevu almaktır. Bu dördünden kaçının, işi yukarıdaki gibi sıralayın ve yürürlükten kalkmış bir standarttan tanınan bir standarda geçiş, gerçekten bitirebileceğiniz bir projeye dönüşsün. Boşluğa ikinci bir göz atmak isterseniz, bir takvime bağlanmadan önce ekibimiz eski sistemi ISO 45001 ile birlikte adım adım gözden geçirebilir.